Có rất nhiều người đến bây giờ vẫn chưa biết cách viết email sao cho phù hợp. Mỗi ngày họ gửi và nhận hàng tá email, nhầm lẫn dẫn đến kết quả tai hại rất dễ xảy ra nếu họ không có những quy tắc chung khi viết email. Họ có thể đánh sai chính tả khi gửi email bằng điện thoại, sử dụng ngữ điệu không phù hợp, gửi sai người nhận…Mình khuyên bạn nên tham khảo 11 quy tắc sau đây nếu muốn thoát khỏi tình trạng “stress-bởi-email”:
1. Tiêu đề rõ ràng
Việc lựa chọn tiêu đề đóng vai trò quan trọng trong việc tóm tắt nội dung chính của email và ảnh hưởng đến quyết định của người đọc liệu họ có mở đọc ngay hay không. Mọi chi tiết từ tiêu đề đến nội dung của lá thư đều cần được xử lý một cách cẩn thận. Đặc biệt, trong trường hợp gửi email xin việc, ứng viên nên đọc kỹ thông tin tuyển dụng và tuân thủ các yêu cầu về định dạng tiêu đề nếu có. Trong trường hợp không có hướng dẫn cụ thể, việc đặt tiêu đề đầy đủ với ba yếu tố chính như Họ tên _Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng là cần thiết.
2. Địa chỉ mail “chuyên nghiệp”
Khi bạn đang làm việc cho một tổ chức nào đó, việc sử dụng địa chỉ email có đuôi của tổ chức sẽ tăng cường cảm giác chuyên nghiệp và đáng tin cậy trong giao tiếp (ví dụ: @tencogty.vn). Tuy nhiên, nếu bạn là một freelancer, thì quyết định về đặt tên email của riêng mình cũng rất quan trọng. Hãy tránh sử dụng những địa chỉ email có biệt danh quá “trẻ con” như “babyboy@…” hay “co_gai_mong_mo@…”. Sự chọn lựa cẩn thận về địa chỉ email sẽ phản ánh tính chuyên nghiệp và uy tín của bạn.
3. Suy nghĩ thật kĩ trước khi nhấn “Reply all”
Trong quá trình làm việc, bạn có thể thường xuyên nhận được các email được gửi đến nhiều người cùng một lúc. Tuy nhiên, quan trọng là phải nhớ không phải mọi người đều mong muốn nhận đồng thời 20 email phản hồi được xếp chồng lên nhau. Để tránh tình trạng làm phiền hà cho người nhận, hãy xem xét một cách cẩn thận trước khi sử dụng tùy chọn “Reply All”. Điều này sẽ giúp duy trì sự hiệu quả và tôn trọng đối với người đồng nghiệp và đồng đội trong quá trình giao tiếp nội bộ.
4. Sử dụng những lời chào chuyên nghiệp:
Hãy tránh sử dụng những biểu cảm thông thường hay lời chào quá thân mật như “Hey” hoặc “Chào anh bạn” khi giao tiếp tại nơi làm việc. Thay vào đó, hãy giữ cho lời chào của bạn chính thức và tôn trọng, ví dụ như sử dụng “Hi Jack” thay vì “Mike”. Điều này làm tăng cảm giác chuyên nghiệp và tôn trọng, đặc biệt là nếu người nhận không có mối quan hệ gần gũi với bạn. Nếu bạn liên lạc với tổ chức hoặc đối tác có thâm niên lâu hơn, việc sử dụng kính ngữ là một cách thể hiện sự tôn trọng đối với họ. Tóm lại, việc hiểu rõ đối tượng và mục đích của thông điệp sẽ giúp bạn sử dụng lời chào một cách linh hoạt và phù hợp.
5. Hạn chế dùng dấu chấm than
Nhiều người thường có thói quen sử dụng quá nhiều dấu chấm than sau mỗi câu trong email, tạo nên một cảm giác quá “cảm xúc” và đôi khi ngay như là đang ra lệnh. Điều quan trọng là chỉ sử dụng dấu chấm than khi thực sự cần thiết. Nếu bạn quyết định sử dụng, hãy giữ cho mức độ của nó tối giản và sử dụng chỉ một dấu chấm than một lần duy nhất để thể hiện sự phấn khích, đồng thời hạn chế hiển thị sự mất kiểm soát về cảm xúc. Cũng cần chú ý rằng việc sử dụng những “thán từ” để biểu diễn cảm xúc có thể gây hiểu lầm ý nghĩa của email. Ví dụ, một câu như “Tôi muốn có bản báo cáo này n
gay và lập tức” có thể tạo ra ấn tượng của sự giận dữ mạnh mẽ, thậm chí khi thực tế bạn chỉ muốn thể hiện sự quan tâm và ưu tiên công việc.
6. Cẩn thận với óc hài hước
Những điều có thể khiến chúng ta cười khi diễn đạt bằng lời nói, nhưng lại có thể trở nên mất hài hước và dễ gây hiểu lầm khi được viết ra. Do đó, trong các tương tác yêu cầu tính chuyên nghiệp, tốt hơn là hạn chế sự hài hước và những câu bông đùa trong email, trừ khi bạn có thông tin chắc chắn về người nhận và biết rõ rằng họ sẽ hiểu và đánh giá giọng hài hước của bạn. Điều này giúp tránh được các hiểu lầm và duy trì một tinh thần làm việc chuyên nghiệp và tôn trọng.
7. Sự khác biệt về văn hóa
Trong quá trình viết email, quan trọng nhất là điều chỉnh thông điệp của bạn dựa trên văn hóa và mức độ hiểu biết về người nhận, nhằm tránh những hiểu lầm trong giao tiếp. Một quy tắc cơ bản là nhận thức về sự khác biệt giữa các nền văn hóa, đặc biệt là trong các nền văn hóa phụ thuộc nhiều vào ngữ cảnh như Nhật, Ả Rập hoặc Trung Quốc. Ở những quốc gia này, người ta thường muốn hiểu rõ về đối tác trước khi bắt đầu hợp tác kinh doanh. Do đó, khi trao đổi qua email với các đối tác từ những quốc gia này, quan trọng để cung cấp đầy đủ thông tin chính xác về bản thân, kèm theo sự giới thiệu và thăm h
ỏi về sức khỏe. Ngược lại, với các nền văn hóa ít phụ thuộc vào ngữ cảnh như Đức, Mỹ hay Scandinavia, bạn có thể chọn cách trực tiếp tiếp cận vấn đề, với lối diễn giải ngắn gọn và súc tích. Điều này giúp tạo ra một giao tiếp hiệu quả và tránh được các hiểu lầm tiềm ẩn.
8. Trả lời email dù người nhận không phải là bạn
Việc trả lời tất cả các email th
ực sự là một nhiệm vụ khó khăn, nhưng nó là một thói quen
quan trọng, kể cả trong những trường hợp nhận email gửi nhầm. Hành động này không chỉ thể hiện sự lịch sự mà còn tạo ra một ấn tượng về tác phong làm việc chuyên nghiệp và tận tâm của bạn đối với mọi thông điệp bạn nhận được.
9. Đọc lại email trước khi gửi
Việc tránh lỗi chính tả là một quy tắc quan trọng khi viết email, vì chỉ cần một số lỗi nhỏ, người nhận có thể hình dung ra sự cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp trong giao tiếp của bạn, ảnh hưởng đến công việc của bạn. Hãy tránh phụ thuộc quá mức vào các công cụ kiểm tra và sửa lỗi chính tả tự động của máy tính; thay vào đó, hãy dành thêm thời gian để đọc lại email của mình và chỉnh sửa trước khi bấm nút “Gửi”. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền đạt một cách chính xác và chuyên nghiệp, mang lại lợi ích cho mối quan hệ làm việc của bạn.
10. Viết địa chỉ người nhận ở cuối email
Việc gửi email mà vẫn chưa hoàn thiện nội dung và chưa kiểm tra chính tả không phải là chuyện hiếm. Để tránh tình huống này, nên giữ thao tác nhập địa chỉ email người nhận cho đến khi bạn hoàn toàn chắc chắn về nội dung bạn vừa soạn thảo. Một thói quen quan trọng khác là xóa địa chỉ người nhận khi bạn đang trả lời một email, và chỉ thêm vào khi bạn chắc chắn rằng email đã sẵn sàng để gửi đi. Những biện pháp nhỏ này không chỉ giúp tránh những gửi email chưa hoàn chỉnh mà còn giữ cho thông điệp của bạn luôn chuyên nghiệp và chính xác.
11. Kiểm tra thật kỹ địa chỉ email của người nhận
Quan trọng nhất khi viết email là chú ý và cẩn trọng khi nhập địa chỉ email của người nhận, nhằm tránh những rủi ro nhầm lẫn không mong muốn. Ai cũng muốn tránh khỏi tình trạng nhận một email không đúng địa chỉ của mình, đúng không? Việc viết email không chỉ đơn giản là việc truyền đạt thông điệp mà còn đòi hỏi khả năng biểu đạt sao cho người đọc cảm nhận được sự chuyên nghiệp trong tác phong của bạn. Hãy nhớ những nguyên tắc trên và áp dụng chúng vào thực tế, bạn sẽ thấy kết quả làm hài lòng không chỉ bản thân mình mà còn những người nhận email của bạn.
